Praca zespołowa wiąże się z prowadzeniem i utrzymywaniem ścisłych relacji z członkami zespołu. W małym, stacjonarnym przedsiębiorstwie nie jest to problemem, ale w przypadku większej, rozproszonej firmy, czy nawet korporacji z osobnymi oddziałami, fizycznie oddalonymi od siebie, utrzymanie kontaktów z zespołem wiąże się z korzystaniem z różnorodnych technik komunikacji. Zwykle jest nim telefon lub poczta e-mail. Zaletą pierwszego jest możliwość prowadzenia rozmowy głosowej, ale niestety płatnej, drugiego dowolnej, obszernej korespondencji tekstowej, z większą łatwością wyrażenia zdania i możliwościami przesłania dokumentów, obrazów i innych danych cyfrowych. Tak czy inaczej, żadne z tych rozwiązań, a nawet oba razem nie zapewnią komfortowej i efektywnej komunikacji wewnątrz organizacji.

Microsoft wyszedł więc naprzeciw przedsiębiorcom, tworząc kombajn do komunikacji zespołowej. Microsoft Lync, bo o nim mowa, na pierwsze spojrzenie, jest zwyczajnym komunikatorem internetowym. Pozwala na rozmowę tekstową za pomocą okna chatu, połączenia głosowe i wideo z obrazem z kamery internetowej i przesyłanie plików. Tym, co wyróżnia Microsoft Lync, jest możliwość współpracy. Dosłownie! Lync posiada wiele przydatnych trybów prowadzenia współpracy z członkami zespołu. Za pomocą dosłownie kilku kliknięć możemy uruchomić pracę zdalną w wybranej aplikacji, pokaz slajdów prezentacji PowerPoint, burzę mózgów na tablicy ekranowej, czy nawet przygotować, opublikować i śledzić wyniki ankiety. Mało tego, wszystkie typy połączeń i tryby współpracy pozwalają na łączność konferencyjną, z dwoma, trzema, czy nawet kilkunastoma osobami równocześnie. To nie wszystko, nawet uruchamiając tryb współpracy zdalnej przykładowo w programie Microsoft Excel, możemy równocześnie nawiązać połączenie głosowe, jak również wysyłać wiadomości błyskawiczne.

Microsoft Lync to zatem nie tylko komunikator, to świetne narzędzie gwarantujące efektywną komunikację w naszej organizacji. Poza opisanymi wyżej metodami łączności, pozwala także na planowanie i prowadzenie spotkań online. Spotkanie online ustalane jest wcześniej przykładowo w kalendarzu programu Microsoft Outlook, z poziomu którego potem wysyłane są wiadomości e-mail z zaproszeniem na konferencję online. Każdy uczestnik, klikając łącze zawarte w treści wiadomości e-mail, przeniesiony zostanie do programu Lync i automatycznie dołączy do spotkania. My, jako organizatorzy konferencji, będziemy mogli określić temat zebrania i wygodnie za pomocą funkcji programu prowadzić wirtualną naradę.

Wydawać by się mogło, że to już wszystko na co pozwala Lync. Nie! Microsoft Lync pozwala jeszcze jedną, niezwykle przydatną funkcję. Obsługę poczty głosowej i przekazywania wiadomości. Jeżeli więc nie możemy odebrać połączenia, program Lync dokona odpowiedniej operacji, zgodnej ze wcześniejszą konfiguracją. Albo pozwoli dzwoniącemu zostawić wiadomość w skrzynce głosowej, albo przekieruje połączenie na nasz telefon komórkowy. Co więcej, Microsoft Lync 2010 integruje się z aplikacjami pakietu Microsoft Office, witryną SharePoint, a nawet z telefonem wyposażonym w system Windows Phone 7.