Jest wiele sposobów by uczynić dokument bardziej przejrzystym i czytelnym. Microsoft Excel 2007 pozwala tworzyć w arkuszu efektowne diagramy już za pomocą samego formatowaniu komórek. Funkcja Paski Danych polega na oznaczeniu komórek kolorowymi słupkami reprezentującymi ich wartość.

Aby dodać Paski Danych zaznaczamy komórki, które chcemy sformatować, a następnie klikamy Formatowanie Warunkowe z wstęgi Narzędzia Główne i wybieramy Paski Danych.

Z wyświetlonego w ten sposób menu wybieramy odpowiedni kolor diagramu. Podgląd zmian w arkuszu widzimy na bieżąco, więc możemy szybko wybrać kolorystykę, która nam najlepiej pasuje. Zatwierdzamy klikając na wybrany kolor.

Powstaje w ten sposób wbudowany wykres słupkowy. Domyślnie najkrótszy słupek przyporządkowany jest wartości najmniejszej, a najdłuższy - największej, ale można te zasady edytować klikając Więcej reguł... w menu Paski Danych.

Pojawia się okienko, w którym możemy wybrać inny kolor dla słupków oraz zasady określania długości słupka. Możemy np. życzyć sobie, żeby długość słupka była określona dla wartości w zakresie 0-100. W tym celu w polu Najkrótszy Pasek i Najdłuższy Pasek wybieramy opcję Liczba a w polach Wartość odpowiednio 0 i 100. Za pomocą Podgląd możemy zobaczyć podgląd.