W prawie każdej firmie istnieje baza kontaktów. Przedsiębiorstwo zatrudniając nowego pracownika zazwyczaj mu ją udostępnia, jeśli nie całą to przynajmniej część. W zależności od sposobu jej przechowywania, można to zrobić na kilka sposobów. My prześledźmy wysyłanie bazy kontaktów za pomocą wiadomości e-mail z programu Microsoft Office Access 2007. Na początku uruchommy aplikację i wczytajmy odpowiedni plik. Gdy już to zrobimy, musimy zdecydować czy chcemy wysłać wszystkie kontakty, czy tylko pewną grupę. W zależności od tej decyzji zaznaczmy lub nie część wierszy w tabeli. Po tej czynności kliknijmy link Wyślij listę pocztą e-mail, który znajduje się nad spisem kontaktów.

Pojawiło się okienko Wysyłanie obiektu jako, w którym mamy możliwość wyboru formatu wyjściowego. Wybierzmy na przykład Skoroszyt programu Excel (*.xlsx). W prawym dolnym rogu znajduje się sekcja Wyprowadź. Jest ona aktywna w przypadku, gdy wcześniej zaznaczyliśmy niektóre kontakty w tabeli. W sekcji tej możemy wybrać, czy w wysyłaniu mają być uwzględnione wszystkie pozycje, czy tylko zaznaczone. Gdy wszystko jest ustawione, kliknijmy OK.

Po wykonaniu powyższych czynności otworzyło się okno nowej wiadomości e-mail programu MS Office Outlook. Lista kontaktów jest już w niej załączona jako plik w formacie, który wybraliśmy wcześniej. Teraz wystarczy tylko wpisać adresata i kliknąć przycisk Wyślij.