Program pakietu Microsoft Office do zarządzania informacjami osobistymi i komunikacji

Program Outlook 2003 stanowi zintegrowane rozwiązanie do zarządzania oraz organizowania wiadomościami e-mail, harmonogramami, zadaniami, notatkami, kontaktami i innymi informacjami. Program Outlook 2003 udostępnia nowatorskie rozwiązania, które można wykorzystywać do zarządzania komunikacją, organizowania pracy i lepszej współpracy z innymi — wszystko to w jednym miejscu.

Zarządzanie komunikacją i przyznawanie jej priorytetów

Lepsza organizacja informacji oszczędza czas i zwiększa wydajność pracy użytkowników.

• Zarządzanie wszystkimi wiadomościami e-mail w jednym miejscu. W ramach jednego widoku można wysyłać, odbierać i uzyskiwać dostęp do wiadomości e-mail z wielu kont, w tym służbowego, osobistego i opartego na sieci Web (np. MSN® Hotmail®).
• Mniej drukowania, więcej czytania.Program Outlook 2003 ułatwia i usprawnia czytanie wiadomości w trybie online, w tym także długich wiadomości. Okienko odczytu zostało przeniesione na prawą stroną ekranu w celu wyświetlania dwukrotnie większej zawartości i zredukowania konieczności przewijania długich wiadomości czytanych w trybie online.
• Oszczędność czasu i szybsze znajdowanie wiadomości. Wiadomości e-mail można łatwiej wyszukiwać dzięki grupowaniu według daty, rozmiaru, konwersacji, tematu, ważności i innych kryteriów.
• Organizacja Skrzynki odbiorczej. Nie trzeba już przechowywać wszystkich wiadomości e-mail w Skrzynce odbiorczej, by przypominały o czynnościach do wykonania. W zamian można używać szybkich flag do flagowania wiadomości według priorytetu lub pilności i znajdowania ich bez względu na folder, w którym rezydują.
• Automatyczne organizowanie wiadomości i odbieranie przypomnień. Rozszerzona funkcja Reguły i alerty organizuje przychodzące wiadomości e-mail według preferencji użytkownika i może automatycznie wyzwalać alerty przypominające lub alerty wyświetlane stosownie do potrzeb, np. wtedy, gdy dane zadania powinny zostać zrealizowane lub gdy zbliża się początek spotkania.
• Łatwe znajdowanie wiadomości. Wyniki często wykonywanych operacji wyszukiwania można zapisywać jako Foldery wyszukiwania, które eliminują konieczność ponownego wykonywania tych operacji za każdym razem, gdy są one potrzebne. Foldery wyszukiwania zapewniają zautomatyzowane przechowywanie grup powiązanych wiadomości e-mail, bez konieczności przenoszenia ich do innych folderów.
• Szybki dostęp do list Kontakty, Kalendarz i Zadania. Nowe okienko Nawigacji (lub polecenie Idź na pasku menu) pozwala uzyskiwać dostęp do list Kontakty, Kalendarz, Zadania, Foldery, Skróty oraz Dziennik i znajdować informacje potrzebne do ukończenia wiadomości e-mail, zaplanowania spotkań czy zrealizowania projektów.

Udogodnienia dla użytkowników programu Outlook

Program Outlook ułatwia uzyskiwanie potrzebnych (i blokowanie niepotrzebnych) informacji, umożliwiając utrzymanie wysokiej wydajności pracy.

• Blokowanie wiadomości-śmieci. Nowy Filtr wiadomości-śmieci pozwala trzymać wiadomości-śmieci z dala od Skrzynki odbiorczej. Dowiedz się więcej o blokowaniu wiadomości-śmieci za pomocą programu Outlook 2003.
• Blokowanie niechcianych załączników. Program Outlook 2003 ułatwia zapobieganie sytuacjom, w których niechciane załączniki i duże pliki zajmują zbyt wiele miejsca na dysku, umożliwiając blokowanie wiadomości e-mail i plików pochodzących od osób, które nie zostały umieszczone na liście bezpiecznych nadawców. Program Outlook pobierze pełną wiadomość i plik dopiero wtedy, gdy użytkownik sprawdzi i zaaprobuje wiadomość.
• Czytanie wiadomości e-mail bez względu na stan połączenia. Nowy tryb buforowany programu Exchange pozwala na pobieranie na komputer wiadomości i innych danych programu Outlook, umożliwiając zachowanie produktywności także w czasie przestoju sieci. Tryb buforowany programu Exchange wymaga połączenia z serwerem Microsoft Exchange Server.
• Sygnalizacja stanu połączenia. Można samodzielnie sprawdzać, czy połączenie jest szybkie, czy powolne, lub nakazać to programowi Outlook. Program Outlook dostosuje swoją wydajność do szybkości sieci, wyświetlając odpowiednio podgląd wiadomości albo całą wiadomość.
• Szybkie znajdowanie faktów. Obecnie nie trzeba już opuszczać programu poczty e-mail w celach badawczych — nowe okienko zadań badawczych udostępnia w programie Outlook elektroniczne słowniki i tezaurusy oraz witryny badawcze, umożliwiające znajdowanie informacji i wykorzystywanie ich w wiadomościach e-mail. Niektóre funkcje okienka zadań badawczych wymagają połączenia z Internetem.

Łatwiejsza współpraca z innymi

Można lepiej współpracować z innymi i chronić ważne informacje przedsiębiorstwa przed niewłaściwym wykorzystaniem i niepożądanym rozpowszechnieniem.

• Błyskawiczna komunikacja z innymi użytkownikami. Nie trzeba już opuszczać programu Outlook w celu sprawdzenia, czy kontakt wiadomości błyskawicznych jest w trybie online. Konwersacje wiadomości błyskawicznych można szybko inicjować z poziomu wiadomości e-mail, listy Kontakty, listy Kalendarz i innych obszarów programu Outlook.
• Kontrola dystrybucji poufnych prac. Aby chronić zasoby swojej firmy, można uniemożliwić odbiorcom przesyłanie dalej, kopiowanie i drukowanie ważnych wiadomości e-mail przy użyciu funkcji Zarządzanie prawami do informacji (Information Rights Management, IRM). Można nawet określić datę wygaśnięcia wiadomości, po której wiadomości tej nie będzie można wyświetlać ani wykorzystywać w inny sposób. Funkcja Zarządzanie prawami do informacji wymaga systemu Windows Server 2003 z programem Microsoft Windows Rights Management Services.
  Uwaga: Program Outlook pakietu Microsoft Office Professional Edition 2003 pozwala tworzyć wiadomości e-mail chronione za pomocą funkcji Zarządzanie prawami do informacji oraz przyznawać innym użytkownikom uprawnienia do uzyskiwania dostępu do wiadomości e-mail i modyfikowania ich. Można również stosować szablony zasad do własnych wiadomości chronionych za pomocą funkcji Zarządzanie prawami do informacji. Pakiet Microsoft Office Standard Edition 2003 umożliwia czytanie wiadomości e-mail chronionych za pomocą funkcji Zarządzanie prawami do informacji; mając odpowiednie uprawnienia, wiadomości te można również modyfikować.
• Lepsza współpraca. Załączniki wiadomości e-mail można zapisywać w udostępnionych obszarach roboczych, w których inni członkowie zespołu będą mogli uzyskiwać ich najnowsze wersje, ewidencjonować i wyewidencjonowywać pliki, a nawet zapisywać listy zadań, pokrewne pliki, łącza i listy członków. Umożliwiają one nawet określanie dostępności członków zespołu w trybie online oraz kontaktowanie się z nimi za pomocą wiadomości błyskawicznych. Udostępnione obszary robocze wymagają systemu Windows Server™ 2003 z programem Microsoft Windows SharePoint Services.
• Szybsze koordynowanie harmonogramów. Z poziomu programu Outlook można uzyskiwać dostęp do udostępnionych kalendarzy zespołu i wyświetlać wiele kalendarzy jednocześnie w celu szybkiego i dogodnego planowania spotkań. Można wyświetlać własne kalendarze służbowe i osobiste, kalendarze programu Windows SharePoint Services oraz kalendarze innych osób, do których przeglądania przyznano użytkownikowi prawo. Udostępnianie kalendarzy zespołu wymaga systemu Windows Server 2003 z programem Windows SharePoint Services.
• Praca mobilna. Dysponując komputerem Tablet PC, można stosować adiustację odręczną w celu opatrywania wiadomości e-mail adnotacjami pisanymi ręcznie za pomocą urządzenia wejściowego typu pióro. Można pisać notatki do użytku własnego lub wiadomości e-mail do wysłania innym.